آئین‌نامه‌ی جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان به تاریخ ۱ نومبر ۲۰۲۰ توسط کلوب فرهنگی فردا تصویب گردید. این آئین‌نامه تا زمانی که شیوه‌ی کار آن تغییر نیابد، اعتبار دارد. تغییر در شیوه‌ی کار و اجرای جایزه به پیشنهاد گروه اجرایی وقت و تصویب در جلسه‌ی کلوب فرهنگی فردا با حضور هیأت مدیره‌ی جایزه و اعضای گروه اجرایی خواهد بود.
آئین‌نامه‌ی جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان به شرح زیر می‌باشد:
بخش ۱- گروه اجرایی:
ارکان اجرایی این جایزه عبارتند از: هیأت امناء، مدیریت یا کارشناسان ادبی و دبیرخانه.
الف: هیأت امناء:
تعریف: هیأت امنای جایزه ادبی اکرم عثمان اعضای حقیقی و حقوقی کلوب فرهنگی فردا می‌باشند.
تبصره: ریاست هیأت امناء به عهده‌ی کلوب فرهنگی فردا درسویدن است.
وظایف هیأت امناء:
۱. ترسیم و تعیین خط مشی و سیاست‌های کلی جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان
۲. رسیدگی و اظهارنظر نسبت به گزارش‌های کارشناسان ادبی
۳. تعیین مدیریت جشنواره، مشاورت با مدیر جشنواره برای انتخاب کارشناسان ادبی و مشاورت با کارشناسان ادبی برای انتخاب داوران جشنواره
۴. تصویب اساسنامههای داخلی و اجرایی و نیز معیارهای ارزیابی آثار که توسط مدیریت و کارشناسان ادبی طرح، تدوین و تنظیم شده‌اند.
ب: مدیریت یا کارشناسان ادبی:
تعریف: مدیریت به منظور نظارت بر اجرای آیین‌نامه‌ی اجرایی جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان تشکیل شده است. گروه کارشناسان ادبی این جایزه از مدیر و دونفر از همکارانش تشکیل شده‌اند. کارشناسان ادبی متشکل از نویسندگان و صاحب‌نظران در زمینه‌ی داستان می‌باشتد.
تبصره: مدیر یا دبیر کارشناسان ادبی، توسط هیئت اُمناء تعیین می‌گردد. مدیر دو نفر از همکارانش را انتخاب می‌کند.
وظایف مدیریت و کارشناسان ادبی:
۱ـ تدوین اساسنامههای داخلی و اجرایی و نیز معیارهای ارزیابی آثار و ارسال آن برای تصویب به هیأت امناء.
۲ـ انتخاب هیأت سه نفره‌ی داوری دور اول در هر یک از دو زبان فارسی و پشتو از میان نویسندگان، منتقدان معتبر داستان و مترجمان ادبی.
۳. انتخاب هیأت سه نفره‌ی داوری دور نهایی در هر یک از دو زبان فارسی و پشتو از میان نویسندگان، منتقدان معتبر داستان و مترجمان ادبی.
۴ـ بررسی، تفکیک و طبقه‌بندی آثار رسیده به دبیرخانه. بدین صورت که در صورت انطباق آثار با معیارهای پیش‌بینی شده بررسی‌های اولیه انجام گرفته و سپس برای داوری نهایی به هیأت داوران ارجاع می‌گردد.
۵ــ تصمیم گیری در مورد جوایز ویژه و بخش‌های جانبی.
۶ــ نظارت در مراحل مختلف اجرای جایزه.
ج: دبیرخانه:
تعریف: دبیرخانه به منظور انجام کلیه امور اداری و اجرایی از قبیل مکاتبه، سفارش اعلانات، دریافت آثار، هماهنگی با مدیریت و کارشناسان ادبی و هیأت داوران برای انجام امور مربوط، هماهنگی برای برگزاری جلسات تشکیل شده است.
تبصره: انتخاب رئیس دبیرخانه توسط هیأت امناء خواهد بود.
وظایف دبیرخانه:
۱ــ تهیه و درج اعلانات فراخوان داستان در رسانه‌های جمعی
۲ــ دریافت آثار ارسالی و فرستادن آن به مدیریت
۳ــ ارسال دعوت‌نامه برای برگزاری جلسات
۴ــ انجام امور تبلیغی مراسم و امور مربوط به مکان برگزاری آن
۵ــ تهیه‌ی لوح و جوایز با نظر مدیریت و کارشناسان ادبی
۶ــ انجام امور مالی مربوط به مراسم
۷ــ مدیریت صفحه‌ی رسمی اینترنتی جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان
بخش ۲ – جایزه‌ی ادبی:
الف – معرفی جایزه:
جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان هر سال در روز تولد آن نویسنده‌ی فقید در دو بخش فارسی و پشتو به بهترین آثار داستانی کوتاه اهدا می‌شود:
- سه بهترین داستان کوتاه فارسی
- سه بهترین داستان کوتاه پشتو
جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان شامل نشان ادبی اکرم عثمان، لوح تقدیر و کتاب سه‌زبانه‌ی داستان‌های برگزیده در مراسمی به برندگان اهدامی‌شود.
ب – هدف:
هدف از اهدای جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان و بزرگداشت پدیدآورندگان داستان‌های کوتاه برجسته، بدیع و پیشرو ادبی، همانا رشد و ارتقای زبان و ادبیات داستانی فارسی و پشتو می‌باشد.
تبصره: تنظیم و ارائه مشوق‌های مربوط به جایزه باید در راستای تولید فکر ادبی-هنری و تقویت روحیه انتقادی-علمی نسبت به آثار ادبی و هنری باشد.
ج – آثار واجد شرایط:
در حال حاضر تنها داستان‌های کوتاه مورد بررسی و انتخاب مدیریت کارشناسان ادبی و هیئت داوران قرار خواهند گرفت.
طبق معیارهای کارشناسان ادبی، آثار شرکت‌کننده در جایزه باید واجد شرایط زیر باشند:
- آثار شرکت‌کننده باید در قالب داستان کوتاه باشند، یعنی اثری داستانی که حداکثر با ۸۰۰۰ کلمه نوشته شده باشد.
- داستان‌های شرکت‌کننده به جایزه‌ی ادبی باید قواعد، ساختار و زبان داستان کوتاه را رعایت کرده باشند.
- داستان‌ها باید جزو آثار متأخر نویسندگان باشند.
- داستان‌ها پیشتر در جایزه‌های ادبی دیگری مقام نیاورده باشند.
- داستان‌ها پیشتر در مجموعه داستان‌ها یا نشریات سال‌های پیش با عنوان‌های دیگری به چاپ و نشر نرسیده باشند.
- از هر نویسنده حد اکثر دو داستان برای شرکت در این جایزه پذیرفته می‌شود.
تبصره: آثار واجد شرایط‌ِ اعضای هیأت‌امنا، مدیریت و کارشناسان ادبی، هیأت‌داوران، و اعضای دبیرخانه در جایزه شرکت داده نمی‌شوند.
هرگاه یکی از اعضای مدیریت کارشناسان ادبی یا هیأت داوران خواسته باشد داستان‌هایش در جایزه شرکت کنند، باید از همکاری در هیأت‌های فوق انصراف دهد.
بخش ۳ – داوری:
در هر بخش فارسی و پشتو شش داور (سه داور در مرحله‌ی اول و سه داور در مرحله‌ی نهایی) وظایف داوری را پیش می‌برند.
داوران هر دوره با مشورت هیأت‌امنا انتخاب می‌شوند.
داوران آثار رسیده را بر اساس معیارهای مورد توافق خود بررسی می‌کنند و به جنبه‌های گوناگون هر اثر امتیاز جداگانه می‌دهند. آثاری که جمع کل امتیازشان بالاترین باشد، اثر برنده‌ی آن سال اعلام می‌شوند.
داوران هر بخش فارسی و پشتو سه اثر را در هر بخش بر می‌گزینند. آثار برگزیده شده به مقام‌های اول، دوم و سوم درجه‌بندی می‌شوند.
شیوه‌ی داوری:
۱. در مرحله‌ی اول، انتخاب اولیه و دسته‌بندی آثار رسیده توسط مدیریت و کارشناسان ادبی صورت می‌گیرد.
۲. در مرحله‌ی دوم، سه داوران بخش اول از میان آثار رسیده در جایزه‌ی ادبی به تعداد بیست و پنج داستان برتر را انتخاب و به داوران نهایی معرفی خواهند کرد.
۳ در مرحله‌ی سوم، سه داوران نهایی از میان آثار رسیده به مرحله‌ی دوم، پنج اثر را که بیشترین آراء داوران را کسب کرده‌اند، انتخاب و به مرحله‌ی نهایی می‌فرستند.
تبصره ۱: آثار معرفی شده در این مرحله به رسانه‌های جمعی اعلام می‌شود.
تبصره ۲: در این مرحله، اسامی هیأت داوران بخش اول و هیأت داوران نهایی در هر بخش به رسانه‌های جمعی اعلام می‌شوند.
۴. در مرحله‌ی چهارم، هیأت داوران انتخاب نهایی را در هر بخش فارسی و پشتو ، سه اثر برگزیده در هر بخش را به عنوان برنده‌گان مقام اول، دوم و سوم تعیین و به دبیرخانه معرفی می‌کنند تا در مراسم اهدای جوایز اعلام شود.
تبصره ۱: در هر بخش تنها به سه اثر جایزه داده می‌شود.
تبصره ۲: اگر اثر برگزیده بیش از یک نفر پدیدآورنده داشته باشد، جایزه به طور مساوی بین پدیدآورندگان اثر تقسیم می‌شود.
تبصره ۳: اعضای هیأت‌داوران مؤظف به صیانت از رأی نهایی و اعضای هیأت‌کارشناسان ادبی مؤظف به صیانت از روند داوری و مصوبات هیأت‌کارشناسان ادبی هستند.
تبصره ۴: جزئیات نتایج و جلسات داوری و نظر هر یک از داورها درباره‌ی هر اثر محرمانه تلقی شده و اعلام نمی‌شوند.
بخش ۴ – جایزه و زمان برگزاری مراسم اهدای جایزه:
الف – جوایز برندگان شامل نشان ادبی اکرم عثمان، لوح تقدیر و کتاب سه زبانه‌ی آثار برگزیده می‌باشند.
ب – مراسم اهدای جایزه‌ی ادبی اکرم عثمان هر سال مقارن با ایام تولد روانشاد دکتور محمد اکرم عثمان برگزار می‌شود.
بخش ۵ – هزینه و منابع مالی:
هزینه‌های لازم برای اجرای این طرح در بودجه‌ی سالانه‌ی کلوب فرهنگی فردا منظور می‌گردد.
این آئین‌نامه در پنج بخش و ده تبصره توسط مدیریت و کارشناسان ادبی تدوین و در تاریخ ۱ نومبر ۲۰۲۰ به تصویب کلوب فرهنگی فردا رسیده است.